BASE利用者が確定申告するさい、必要経費になるものと対応する勘定科目とは?

BASE利用者が確定申告するさい、必要経費になるものと対応する勘定科目とは?

2023.03.06(更新:2023.03.30)

確定申告で正しい所得を申告するには、必要経費が適切な勘定科目で計上されていることが重要です。

そのために、まずは必要経費として認められるものや、使用すべき勘定科目について、理解を深めておきましょう。

本記事では、一般的な必要経費と対応する勘定科目や、個人事業主にとって重要となる家事按分についても解説します。

確定申告については、こちらの記事をご参照ください。

確定申告とは?BASEを利用している個人事業主向けに、必要なケースや手続きの流れを解説

確定申告するさいの、必要経費の種類と勘定科目

必要経費とは、所得の算出において、収入から差し引くことができるものをいいます。

必要経費が大きくなるほど、所得金額は小さくなるので、納税すべき所得税も少なくなりますが、なんでも必要経費に計上できるわけではありません。

また、必要経費の計上は、その内容がわかるように、正しく記帳する必要がありますが、このさいに、内容に応じた勘定科目を選ぶことが重要となります。

勘定科目とは、事業の取引の内容を記録するさいに、その内容がわかるようにするためのものと考えればよいでしょう。

ここでは、代表的な必要経費に計上できるものと勘定科目を解説します。

租税公課 

租税公課では、以下のような税金や賦課金が必要経費となります。

  • 固定資産税、不動産取得税、事業税、自動車取得税など
  • 農業協同組合、中小企業協同組合、商工会議所などの賦課金

ただし、以下に挙げるものは、必要経費に計上できないため、注意しましょう。

  • 所得税、相続税、住民税、延滞税、罰金など

水道光熱費

水道光熱費として必要経費に計上できるものには、以下が挙げられます。

  • 水道料、電気代、ガス代
  • プロパンガスや灯油などの購入費 など

旅費交通費

旅費交通費として必要経費に計上できるのは、電車やバスの運賃、タクシー代、宿泊代などです。

通信費

通信費として必要経費に計上できるものには、以下が挙げられます。

  • 事業用として使用した電話料
  • 切手代
  • インターネット料金 など

近年は、在宅勤務やBASEのようなネットショップ作成ツールを使い、自宅でインターネットを使用して仕事をする場合もあります。この場合も、業務のために使用した通信料などに限り、必要経費に計上が可能です。

広告宣伝費

広告宣伝費として必要経費に計上できるものには、以下が挙げられます。

  • 新聞、雑誌、ラジオ、テレビなどの広告費用
  • 広告用名入りライター、カレンダー、うちわなどの費用 など

広告宣伝費は、「不特定多数の者に対する宣伝的効果を意図した費用」とされており、一般消費者に対するものであることが要件です。

したがって、医薬品の製造業者および販売業者が、医師や病院を対象とする場合などは、「一般消費者」の対象外となります。

接待交際費

接待交際費として必要経費に計上できるものには、以下が挙げられます。

  • 取引先などに出す飲食代
  • 取引先などに対する中元、歳暮の費用
  • 会議の際に出す飲食物の費用 など

以下に該当するものは、交際費などから除外されるので、注意が必要です。

  • 従業員の慰安のための旅行や演芸会などの費用
  • 飲食などの費用を参加者の人数で割って5,000円以下となる費用

交際費などについては、必要経費に計上するために、以下の事項を記載した書類の保存が求められます。

  • 飲食などのあった年月日
  • 飲食などに参加した取引先などの氏名または名称、その関係
  • 飲食などへの参加人数
  • 飲食などにかかった費用の金額
  • 飲食などをおこなった店などの名称と所在地
  • その他、飲食などに要した費用であることを証明するための事項

事業用と私用が混同してしまわないためにも、上記については、適切に記録しておく必要があります。

損害保険料

火災保険料、自動車の損害保険料なども、損害保険料として必要経費に計上できます。

ただし、保険期間や保険契約者によっても、必要経費に計上するための処理が異なる場合があるため、経理処理のさいには、国税庁の公式Webサイトなどで確認しておくことが重要です。

修繕費

修繕費として必要経費に計上できるのは、店舗、自動車、機械、器具備品などの修理代などです。

修繕費とは、たとえば建物や機械装置などの固定資産について、修理・改良・原状回復のために要した費用などをいいます。

ただし、改良などによって固定資産の価値が高まる、あるいは耐久性が増す、といった場合は、修繕費ではなく、資本的支出として、減価償却の方法により各年分の必要経費として処理します。

消耗品費

消耗品費として必要経費に計上できるものには、以下が挙げられます。

  • 帳簿、文房具、用紙、ガソリンなどの消耗品の購入費
  • 使用可能期間が1年未満もしくは取得価額が10万円未満の什器備品の購入費

減価償却費

建物や機械装置などの減価償却資産については、取得したさいに全額が必要経費になるのではなく、その資産の使用可能な全期間にわたって、分割で必要経費として計上します。

使用可能な期間は、法定耐用年数が決められており、減価償却費として計上するさいの計算方法も、あらかじめ定められています。

福利厚生費

消耗品費として必要経費に計上できるものには、以下が挙げられます。

  • 従業員の慰安、医療や保健などのために事業主が支出した費用
  • 事業主が負担すべき従業員の健康保険、厚生年金などの保険料や掛金

給料賃金

給料、賃金、退職金のほか、食費や被服などの現物給与も、給与賃金として必要経費に計上できます。

利子割引料

事業用に借入をしたさいの利子や受取手形の割引料などは、利子割引料として必要経費に計上できます。

地代家賃

地代家賃として必要経費に計上できるものには、以下が挙げられます。

  • 店舗、工場、倉庫などの敷地の地代
  • 賃借している工場、倉庫などの家賃 など

必要経費として計上できるもの

事業所得、不動産所得および雑所得の金額の計算において、国税庁では、必要経費となる金額について、以下のように定義しています。

(1)総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額

(2)その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額

引用:国税庁「No.2210 やさしい必要経費の知識」

必要経費が発生したさいには、客観的に見て必要経費であると認められるよう、その内容について、明瞭に記帳しておくことが重要といえます。

とくに、自宅を仕事場としても使用している個人事業主あるいは在宅勤務者の場合、日ごろから業務で発生した費用をこまめに記録する、使用面積や時間などに応じて必要経費を算出する、などの作業が重要となるでしょう。

また、以下のようなものも、必要経費と認められます。

  • 税理士、会計士などへの報酬など
  • 専従者への給与

税理士などへの報酬などは、「支払手数料」「支払報酬料」といった勘定科目を使うことが考えられます。

また、生計を一(いつ)にする配偶者や親族が、納税者本人の経営する事業に従事している場合、これらの人に支払った給与については、原則として必要経費にはなりません。

ただし、青色申告の場合は「青色事業専従者給与」として、一定の要件を満たした場合に、必要経費として認められます。

家事按分とは

家事按分とは、たとえば事業所と自宅を兼ねている場合などにおいて、事業のために発生した費用とプライベートで発生した費用とで、わけることです。

計算方法については、必要経費の内容により異なりますが、たとえば、事業用に使用している敷地の面積、使用した時間などが、計算上のベースとして考えられます。

客観的に見て合理的であると判断できる計算が必要ですが、適切な処理をするためには、専門家などに相談することも有効でしょう。

家事按分できる経費

家事按分できる代表的な経費としては、以下が挙げられます。

  • 家賃
  • 水道光熱費
  • 通信費
  • ガソリン代
  • 自動車の取得費用

上記については、業務のために発生した費用という妥当性が確認できれば、必要経費として計上できます。

確定申告は、正しい勘定科目で計上した必要経費で申告しよう

必要経費を計上するさいには、正しい勘定科目を選択することが重要です。

ただし、必要経費に計上できるのかどうか、家事按分の計算は合理的であるかどうか、といった判断は、個人ではむずかしい部分もあります。専門家などに相談することも検討しながら、確定申告に向けて、帳簿などを整理していきましょう。

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